ค่าใช้จ่ายแฝงร้านกาแฟที่อาจทำให้คุณเจ๊ง

ร้านกาแฟในยุคสมัยนี้ ว่าง่ายๆเลยก็อาจจะเป็นแฟชั่นก็ได้ ที่ใครหลายๆคนคิดว่าง่าย ใครก็สามารถเปิดได้ แต่พอได้ลองเปิดร้านจริงๆแล้วเนี่ย ไม่ง่ายอย่างที่คิดเลย ไม่ว่าจะเป็นค่าเช่า ค่าพนักงาน ค่าอุปกรณ์ ค่าทำบัญชี ก็พอเท่าที่พอจะนึกออก แล้วที่นึกไม่ออกเนี่ยมีอีกหลายอย่างมากๆ แล้วถ้าตั้งราคาขายผิดเนี่ย อาจจะทำให้ขายดีจนเจ๊งไปเลยก็ได้

โดยที่คนส่วนใหญ่มักจะเริ่มการเปิดร้านกาแฟจากแพชชั่นล้วนๆ มาจากการชอบดื่มกาแฟเป็นชีวิตจิตใจ เมนูแต่ละเมนูโดยส่วนใหญ่ก็จะริเริ่มจากการที่ถูกปากเราไว้ก่อน แล้วก็ริมเริ่มเก็บข้อมูลจากลูกค้า ค่อยๆรู้จักความต้องการของลูกค้ามากขึ้น

และค่าใช้จ่ายแฝงที่ตามมาคือความสูญเสียเป็นเรื่องที่สำคัญเป็นอย่างมาก เช่นการชงโกโก้ผง ถ้าเราตัก10กรัม ยังไงมันก็คือ10กรัม แต่ว่าในส่วนของกาแฟแล้วเนี่ย จะมีเรื่องการบดกาแฟ บดเกินแล้วก็ตักทิ้ง บดแล้วชงไม่ได้ นั่นก็คือความสูญเสียที่ใหญ่พอสมควร ถึงแม้มันจะเป็นกาแฟไม่กี่กรัม แต่ถ้าเราทำพลาดหลายๆครั้ง นั่นก็ถือเป็นการสิ้นเปลืองมากๆสำหรับธุรกิจ

การป้องกันการเสียหายอย่างแรกคือในเรื่องของอายุการใช้งานี้อย่างเช่นนมหรือกาแฟ แก้ได้ด้วยการ จดบันทึกข้อมูลว่าวันจันทร์ อังคารเราใช้นมไปเท่าไหร่ ใช้กาแฟไปมากน้อยเพียงใด เราก็จะเริ่มเห็นแล้วว่ารายอาทิตย์รายเดือนเราใช้ปริมาณของนมและกาแฟไปปริมาณเท่าไหร่ เราจำเป็นจะต้องสต็อกของให้เป็น เรื่องของการหมดอายุของวัตถุดิบก็จะลดน้อยลงไป อย่างที่สองคือเครื่องชงและเครื่องบด ถ้าหากเราเลือกเครื่องชงและเครื่องบดที่ดี มีคุณภาพ นอกจากที่เราจะมีฝีมือและทักษะแล้วเนี่ย มันยังช่วยในเรื่องของการจัดการของเราแม่นยำมากขึ้น

เรื่องที่มีปัญหาเยอะก็น่าจะเป็นเครื่องบดที่ยังไม่ได้พัฒนามากจนถึงตอนนี้ มันจำเป็นต้องอาศัยทักษะของบาริสต้าค่อนข้างสูง เช่นการที่เราทิ่มด้ามชงเข้าไปแล้วเนี่ย กาแฟจะไหลกี่วินาทีเราก็จะตั้งได้เลย กาแฟจะค่อนข้างมีความอ่อนไหว อย่างเช่นตอนเช้า กาแฟไหลออก 7วินาที 20กรัม พอช่วงสายๆ 7วินาที กาแฟอาจจะไหลออกมา21กรัม ทำให้เราสูญเสียกาแฟหลายกรัมมากๆภายใน 1เดือนหรือ1ปีก็ตาม นี่อาจจะเป็นทุกแฝงที่เราอาจจะคาดไม่ถึง

เอาจริงๆความเสียหายไม่ได้เกิดจากแค่นมและกาแฟเพียงแค่นี้ ไม่ว่าจะเป็นผลไม้ หรือขนมต่างๆที่เรามีให้บริการในร้านของเรา เราต้องจัดการให้ดีว่าเราควรที่จะสต๊อกไว้ที่เท่าไหร่ หรือไม่ก็ควรหาวิธีถนอมวัตถุดิบนั้นได้อย่างไร แนะนำเลยว่าการจดบันทึกข้อมูลเป็นสิ่งสำคัญเป็นอย่างมากสำหรับวัตถุดิบที่มีอายุการใช้งานที่สั้น

การที่เรามีเครื่องบดหรือเครื่องชงที่ดี จะลดการเกิดปัญหาของเครื่องได้ดีมาก ใช้อยู่ๆก็เครื่องพัง หรือ เช้ามาเครื่องมีอาการเปิดไม่ติด วันนั้นเราอาจจะเสียรายได้ไปเลยก็ได้ ซึ่งถ้าให้ดีเราควรที่จะมีเครื่องสำรองเอาไว้ประคับปะครอง ในวันที่เครื่องหลักของเราเกิดปัญหา จะช่วยลดการสูญเสียด้านร้ายได้ไปได้เยอะ

อีกเรื่องก็คือมาตรการ ทำไมมาตรการถึงเป็นการสูญเสีย ถ้าเรามีรูปที่ชัดเจนให้กับทีม มันจะช่วยลดการหมุนเวียนสับเปลี่ยนพนักงานบ่อยเกินไป เพราะพนักงานจำเป็นต้องใช้เวลาในการฝึกเชิงคุณภาพ ทักษะ ให้ดี

ต่อมาคือการจัดการความพึงพอใจของคน ไม่ว่าจะเป็นในส่วนของลูกค้า หรือว่าจะเป็นทีมของเราเอง มันเป็นเรื่องที่ตำราอาจจะใช้ไม่ได้เสมอไป ทุกอย่างมันจำเป็นต้องใช้การปรับเปลี่ยนและความเข้าใจกับสิ่งๆนั้นไปเรื่อย เราจะทำยังไงให้เขามีความสุขในการอยู่กับเรา ทำยังไงให้เขาทำงานกับเราได้นานมากยิ่งขึ้น หรืออาจะเป็นในส่วนของลูกค้า ที่เกิดจากความผิดพลาดของเรา

ไม่ว่าจะเป็นสั่งเย็นได้ร้อน สั่งไม่หวานได้หวาน เราก็ต้องทำใหม่ให้ลูกค้า นี่ก็เป็นค่าใช้จ่ายที่ทำให้เราไม่ได้อะไรจากสิ่งๆนั้น แต่ได้ความรู้สึกที่ดีจากลูกค้าของเราเอง หากมีความผิดพลาดเกิดขึ้น เราก็ต้องว่าเกิดจากอะไร เกิดจากการเตรียมออเดอร์ที่ไม่ละเอียดหรือเปล่า เราควรที่จะออเดอร์ลูกค้าให้ละเอียดมากยิ่งขึ้น และช่วยให้คนทีมสื่อสารกันมากขึ้นอีกด้วย เอาจริงๆความผิดพลาดเราไม่สามารถกำหนดไม่ได้ แต่หาวิธีที่จะทำยังไงให้ความผิดพลาดมันเกิดได้น้อยที่สุด เรียกว่าการจัดการร้านกาแฟไม่ได้มีแค่การทำกาแฟให้อร่อยที่สุด แต่จะมีหลายๆอย่างให้ควรคำนึงถึงอีกมาก ทุกอย่างต้องลงราบละเอียดทุกเรื่อง

ทั้งนี้ค่าใช้แฝงทั้งหมดที่เกิดขึ้น เราอาจจะมองไม่เห็นได้ด้วยตาเปล่า แต่สิ่งที่เราควรคำนึงถึงคือการจัดสรรปันส่วนไว้ให้ดี ไม่ว่าจะเป็นกาแฟที่บดออกมาเกิน เราก็พยายามตั้งค่าเครื่องและเข้าใจกับเครื่องให้ได้มากที่สุด หรือจะเป็นวัตถุดิบที่มีอายุการใช้งานที่สั้น ก็สต๊อกของให้เหมาะสมกับที่เราใช้ให้ได้มากที่สุด ถึงแม้สัปดาห์นั้นเราจะขายไม่ได้เท่าที่ข้อมูลเราจดบันทึก แต่อย่างน้อยก็ทำให้เราไม่สต๊อกของมาจนเกินไปและลดความเสียหายจากตรงนี้ไปได้เยอะพอสมควร